Datenschutzerklärung zur Bewerbung und Einschreibung an der Kolping Hochschule Eine Einrichtung der Kolping Stiftungshochschule gGmbH

Stand der Datenschutzerklärung: Mai 2021

Von der Bewerbung über Ihr Studium bis zum Studienabschluss: Die Kolping Hochschule speichert einige Daten. Hier erfahren Sie, wie wir mit Ihren Daten umgehen, wie lange sie gespeichert werden und an wen Sie sich bei Fragen dazu wenden können.

I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Kolping Hochschule Gesundheit und Soziales

Eine Einrichtung der Kolping Stiftungshochschule gGmbH

Vertreten durch die Geschäftsführer Stefan Bothe, Wolfgang Gelhard

St.-Apern-Straße 32
50667 Köln

Telefon: +49 221 717 909-0

E-Mail: info@kolping-hochschule.de

II. Datenschutzbeauftragte/r des Unternehmens

Erich Soraru
Kolping-Bildungswerk Paderborn gGmbH
Am Busdorf 7
33098 Paderborn
Telefon: 05251 2888 556
E-Mail: datenschutz@kolping-paderborn.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden im Rahmen der Bewerbung abgefragt und im Campus Management System gespeichert:

·     Personendaten (unter anderem Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit)

·     Heimat- und Studienadresse (unter anderem Anschrift, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer)

·     Angaben zu gewünschten Studiengängen (unter anderem Studienbeginn, Art des Studiums, Abschlussziel)

·     Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung

·     Krankenversicherungsdaten

·     Gegebenenfalls Angaben Vorbildung

Im Rahmen des Studiums an der Kolping Hochschule werden zudem folgende Daten im Campus Management System verarbeitet:

·     Daten zum Studienverlauf (Matrikelnummer, Fachsemester, Beurlaubungen, Zahlungsverkehr bzgl. des Semesterbeitrags, allgemeiner Schriftverkehr etc.)

·     erbrachte Studien- und Prüfungsleistungen sowie damit im Zusammenhang stehende personenbezogene Daten (z.B. Prüfungsanmeldungen, Fehlversuche, ggf. ärztliche Atteste und Gutachten, Teilnahmenachweise bei anwesenheitspflichtigen Veranstaltungen, Nachweise über an anderen Hochschulen erbrachte Leistungen etc.)

·     personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit weiteren Anlässen stehen (z. B. Hochschul-Wahlen), die sich aus dem Status als Studierende oder Studierender der Kolping Hochschule ergeben

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihren Studierendenstatus an der Kolping Hochschule zu verwalten, den Studienbetrieb effizient und prüfungsordnungskonform zu gestalten, den Nachweis der von Ihnen erbrachten Studien- und Prüfungsleistungen zu ermöglichen, Ihnen bei erfolgreichem Abschluss des Studiums ein Zeugnis mit begleitenden Unterlagen aushändigen zu können und sonstige Vorgänge bearbeiten zu können, die im Zusammenhang mit Ihrem Status als Studierende oder Studierender an der Kolping Hochschule stehen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit die Kolping Hochschule für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Kolping Hochschule übertragen wurde, dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. dem Hochschulgesetz des Landes NRW als Rechtsgrundlage.

Verwendung der Daten im Rahmen digitaler Lehrveranstaltungen sowie digital gestützter Lehre

Für die Durchführung digitaler Lehrveranstaltungen sowie die Nutzung der digitalen Lernplattformen werden neben den Daten der Kategorie Stammdaten folgende ergänzende Daten erhoben und verarbeitet:

a)  Lernplattformen, z.B. Moodle

·     E-Mailadresse und Anmeldename und weitere Daten, die Sie in Ihrem Profil einstellen

·     persönliches Kennwort (kann geändert werden)

·     belegte Kursveranstaltungen

·     Aktivitäten in Kursen, Forenbeiträge

·     bearbeitete Lernaktivitäten und Lernergebnisse

·     Protokolldaten über die Aktivität des Nutzers unter Angabe seiner IP-Adresse, durchgeführter Aktivitäten, Inhalt der Nutzereingabe und Zeitpunkt der Aktivität

b)  Digitale Lehrveranstaltungen, z. B. über Microsoft Teams

·     Video- und Audioaufzeichnung mit der Aufzeichnung Ihrer Person

·     Foren- oder Chatbeiträge

c)   Digitale Prüfungen

·     Matrikelnummer zur Zuordnung des Videostreams

·     Aufnahme der ID-Card (Studierendenausweis) oder des Personalausweises

·     Aufnahme des Raumes, ggf. also auch des für die digitale Prüfung genutzten privaten Wohnraumes

·     IP-Adresse

·     Anzahl der angeschlossenen Bildschirme.

·     Akkustand des Laptops

·     das Webcambild, insbesondere die Bewegung von Augen, Kopf und Mund

·     Audioaufzeichnung

·     Zwischenablage des Computers, Mausposition, Browsergröße, Inhalte des Browserfensters, weitere geöffnete Browser-Tabs und -Fenster, alle während der Nutzung besuchten Webseiten und geöffneten Anwendungen

Die Erhebung und Verarbeitung der Daten im Rahmen von digitalen Prüfungen ist Teil der Vertragsdurchführung.

Weitere Empfänger personenbezogener Daten

a)  Verantwortliche

Soweit wir aufgrund vertraglicher oder gesetzlicher Bestimmungen oder aufgrund einer Einwilligung befugt sind, geben wir im Rahmen des mit der oder dem Studierenden bestehenden Vertrags personenbezogene Daten auch an andere Unternehmen weiter, die diese Daten in eigener Verantwortung verarbeiten. Unter diesen Voraussetzungen können folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern Ihre personenbezogenen Daten erhalten:

·     Verbundene Unternehmen der Kolping Hochschule u. a. für die Durchführung von Prüfungen die Kolping Bildungszentren bundesweit

·     Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Aufsichtsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung

·     Anbieter von digitalen Kommunikationsdiensten (z.B. zur Bereitstellung von Kommunikationsschnittstellen bei der Durchführung von digitalen Prüfungen)

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns die Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

b)  Auftragsverarbeiter

Wir setzen bei der Erbringung der konkreten Dienstleistungen externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten („Auftragsverarbeiter“). Konkret gehören hierzu Unternehmen in den folgenden Kategorien:

·     Technische Dienstleister in den Bereichen IT- und Telekommunikation (z.B. Hosting-Provider, Kommunikationsanbieter)

·     Anbieter von Webinar-Software bzw. Videokonferenz-Software wie Microsoft Teams

·     Anbieter von digitalen Lernplattformen

·     Anbieter von online-Bibliotheken

·     Dienstleister im Bereich des Proctorings zur Abnahme digitaler Prüfungen

c)   Datenübermittlung in Drittstaaten

Für die virtuellen Präsenzveranstaltungen  und die Teilnahme an digitalen Prüfungen werden ggf. Teile Ihrer Daten (IP-Adresse und ggf. Aufzeichnungen von Service-Anfragen) verschlüsselt in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen. Bitte beachten Sie, dass für diese Drittländer kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission im Sinne von Art. 45 DSGVO besteht. Zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten haben wir mit den jeweiligen Datenempfängern in den Drittländern jedoch die Einhaltung geeigneter Garantien gemäß Art. 46 und 47 DSGVO vereinbart. Hierbei handelt es sich um die von der EU-Kommission bereitgestellten Standarddatenschutzklauseln sowie verbindliche interne Datenschutzvorschriften (sog. Binding Corporate Rules).

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen Ihres Studiums an der Kolping Hochschule erhoben und weiterverarbeitet werden, werden so lange gespeichert, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben worden sind, noch benötigt werden bzw. so lange ggf. bestehende Rechtsvorschriften die Speicherung verlangen.

IV. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von der Kolping Hochschule verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.